Ada sejumlah metode untuk membuat salinan data kunci, jika terjadi sesuatu pada lokasi penyimpanan utama. Penting untuk terlebih dahulu memahami perbedaan antara cadangan dan arsip. Cadangan data biasanya melibatkan pembuatan salinan atau snapshot data dari titik waktu tertentu. Karena data dianggap tidak stabil dan dapat berubah, banyak salinan atau versi biasanya dibuat secara berkala. Arsip data, atau hanya arsip, melibatkan penyimpanan dokumen atau file data jangka panjang biasanya untuk tujuan hukum atau peraturan.

Untuk pemulihan dari insiden atau bencana, backup adalah solusi yang paling umum. Untuk acara yang memengaruhi pencadangan, atau untuk dokumen khusus sebagaimana diwajibkan oleh kebijakan atau undang-undang, arsip digunakan. Jenis pencadangan data yang paling umum digunakan termasuk pencadangan online atau cloud, pencadangan disk, dan pencadangan pita. Penting untuk menggunakan metode pencadangan yang didasarkan pada kebijakan yang ditetapkan.

Sebagai praktik terbaik, data penting harus dicadangkan sedekat mungkin dengan waktu nyata. File data yang kurang penting dan file sistem penting harus dicadangkan setiap hari, dengan aplikasi dan file yang tidak penting dicadangkan setiap minggu. Semua penyimpanan data yang melibatkan pencadangan atau arsip harus didasarkan pada jadwal penyimpanan yang memandu lokasi, frekuensi penggantian, dan durasi penyimpanan.

Beberapa data, seperti catatan keuangan, diwajibkan oleh hukum untuk disimpan dan disimpan selama bertahun-tahun. Data lain yang tidak tercakup oleh undang-undang bahkan mungkin untuk kepentingan terbaik organisasi namun dihancurkan dengan cepat. Manajemen harus membuat kebijakan dan rencana penyimpanan data formal yang mencakup rekomendasi dari penasihat hukum agar sesuai dengan peraturan dan standar hukum yang berlaku.

Ini akan mencakup frekuensi, jumlah, dan lokasi pencadangan. Itu juga harus membahas bagaimana, kapan, dan mengapa data harus dihancurkan. Untuk pencadangan data rutin dari data penting, organisasi hanya perlu menyimpan beberapa salinan terbaru, dan setidaknya satu salinan di luar lokasi. Untuk pencadangan penuh seluruh sistem, setidaknya satu salinan harus disimpan di lokasi yang aman.

Salah satu bentuk pencadangan data terbaru dan semakin umum adalah pencadangan online ke vendor penyimpanan data pihak ketiga. Beberapa perangkat lunak cadangan dan penyedia layanan sekarang menawarkan penyimpanan data online multiterabyte yang tersedia di mana saja dan di mana saja.

Bahkan untuk pengguna rumahan, perusahaan seperti Carbonite, Dropbox Microsoft, Apple, dan Google menawarkan penyimpanan data mulai dari akun gratis dengan jumlah penyimpanan minimal hingga solusi multiterabyte berbiaya rendah. Untuk pengguna korporat, layanan web online juga disebut sebagai di awan, umumnya terkait dengan penyewaan sumber daya komputer dari pihak ketiga seperti dalam komputasi awan.

Komputasi awan awalnya digambarkan berdasarkan tiga layanan mendasar.

1. Software-as-a-Service, di mana aplikasi tersedia di Internet.
2. Platform-as-a-Service, di mana platform pengembangan tersedia untuk pengembang.
3. Infrastruktur as a Service, di mana sumber daya perangkat keras dan sistem operasi tersedia untuk apa pun yang ingin diterapkan oleh organisasi.

Seiring waktu, daftar penawaran -as-a-Service telah berkembang secara dramatis antara lain adalah

1. Data-as-a-Service, layanan di mana data yang terkait dengan aplikasi organisasi berada di cloud.
2. Storage-as-a-Service, biasa disebut sebagai penyimpanan cloud, di mana organisasi menyimpan datanya di cloud. Beberapa akan berpendapat bahwa ini adalah layanan yang sama dengan Data-as-a-Service di mana yang lain menentukan yang terakhir sebagai lokasi data yang saat ini digunakan yang diperlukan untuk operasi saat ini, sebagai lawan dari Storage-as-a-Service yang akan dikaitkan dengan data backup dan pengarsipan data. Terlepas dari istilah yang Anda sukai, data yang terkait dengan salah satu aplikasi dapat diakses melalui pemrograman tertentu. Dan tersedia untuk semua sistem di mana saja yang terhubung ke Internet.
3. Disaster Recovery-as-a-Service, alternatif komputasi awan lain yang terkait dengan pemulihan bencana, di mana data dan sumber daya komputasi tersedia untuk organisasi jika diperlukan.  Organisasi dapat menyewa jenis layanan ini, yang sering kali menyertakan layanan pencadangan online. Dan kemudian memiliki kebutuhan penyimpanan data yang dilayani sebagai bagian dari paket. Dengan penurunan biaya media penyimpanan, termasuk hard drive tradisional dan solid state serta backup tape, semakin banyak organisasi yang membuat susunan besar disk drive independen berkapasitas besar untuk menyimpan informasi setidaknya untuk sementara.

Faktanya, banyak pengguna rumahan menggunakan metode serupa, menambahkan drive SATA terpasang USB eksternal dalam kisaran 2 hingga 3 terabyte. Dan cukup menyalin file penting ke perangkat portabel eksternal ini sebagai bagian dari pencadangan rutin. Ketersediaan perangkat ini tidak hanya menghalangi sifat backup tape yang memakan waktu, tetapi juga menghindari biaya dan implementasi